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企业各层分析系统,进行层级人员管理,对数

来源:智能建筑 时间:2023/6/2
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引言

在建筑行业的逐渐成熟壮大之下,其行业的发展趋势也出现了一定变化,逐渐向着装配式建筑方向发展。而现代社会中,城镇化进程也愈发明显,各种城镇基础设施建设的规模也不断扩大,使得建筑行业之间的竞争也愈发激烈。因此,利用好现代的信息化技术,积极做好内部控制管理,及时进行改进与完善,将对整体的经营管理效果有着提升作用,建筑企业也能更快完成自我发展战略,有助于我国建筑企业的升级和转型。

1 ERP管理系统和企业内部控制之间的关系

ERP管理系统属于一种信息化管理平台,在企业中应用后,能够借助通信与计算机技术实现内部控制管理,具有信息集成、转化、共享、提升的作用。此管理系统的应用,还可改善过往传统人工操作的繁杂和重复,有利于管理效率的提升,同时各项事项与业务也能实现自动控制,并自主完成信息的整合与分享,为各部门和各领导提供良好的服务,企业利用ERP系统能够更好的完成决策,项目数据的准确性也较高。而信息系统内部控制涵盖有应用控制、一般控制,应用控制主要负责业务处理过程的控制,而一般控制则主要指系统开发、运行、维护方面的控制管理,但其均是为企业内部管理所服务的,对企业管理水平也有着积极的提升效果。

2 ERP管理系统下建筑企业内部控制中的风险

2.1组织松散重复,获取信息及工作协调时间和流程

长多数的建筑企业在组织结构上均有不少的子公司、分公司,各分/子公司负责各项目的施工,项目多,周期长,地域跨度大,管理模式较传统,内部组织结构过于形式化和松散化。各组织内部均有相同职能的部门及人员,在一定程度上造成了人力资源的重复和工作量的不均衡。而在公司总部和各分/子公司之间,各组织各职能的部门与部门之间,传递和获取资料及信息需要的时间长,审批流程长,信息不对称,无法及时正确地解决问题。而各部门内部也经常业务职责和权限不明确,部分职责有重复和交叉的现象,责任主体不明。该些薄弱环节因为建筑公司的经营特点,如果以传统的管理方式,难以得到有效的改善。

2.2缺乏远期规划

目前,多数建筑企业均为信息化系统建设初期,使用系统时会将财务核算看作重心,并以此进行供应链、财务等的管理。然而,财务数据仅简单的转为了电子档,数据并未得到及时更新,滞后现象较为明显,无法正确反映企业内部的实际经营现状。当信息化管理不当,无长远规划时,现下的业务便无法有效管理,众多项目信息也不能集中,多级管理体制也会与实际相脱节,管理网络的严谨度不够,且在决策时也不能获得有效的数据参考,在绩效考核时,不能实现横向的全面分析,无法满足实际需要。

2.3内部控制制度不完善

现下,建筑企业已执行“营改增”几年的时间,业务管理也相应出现了一定变化,但是仍存在内部控制制度不完善,缺乏规范性。

例如,在进行采购业务的报销操作时,会有大量的来自众多不同项目不同供应商的采购单据(如采购入库单、采购发票,付款申请等),如有发生涉及因供应商原因虚开发票等税务风险,而在责任不明的情况下便无法追责,无法有效判断具体为哪一部门和人员的职责。另外,企业内部的管理制度可能随时出现变动,业务部门在执行相关操作时,无法及时获得最新信息,执行的精准度也受到了一定影响。因此,必须建立一套完善、系统的内部管理制度。

2.4企业资源不及时,准确性欠佳

有的建筑企业虽然已经涉及有信息化,也开始了ERP管理系统的使用,但在实际应用时却依旧有诸多问题存在。大部分业务均需由业务人员操作进行,且有的资源常由个人储存,但个人在决策过程中会受到主观因素干扰,一旦决策失败,将造成不可估量的企业损失,并且,在人员有调动的情况下,业务开展还将不受控,无决策准确性。

3 如何运用ERP管理系统加强企业内部控制

3.1制定个性化的企业发展战略

在建筑企业项目工程的建设过程中,需要投资较多资金,且周期长,其中的可变因素也较多,因此,必须要求企业树立主动的风险评估意识,有及时应对和处理风险的能力,同时还应创设科学全面的风险预防制度,促进企业战略目标的完成。

为促进建筑企业经营战略目标的达成,必须重视目标的设置,并由上而下进行,严格落实每一实施部分,制定考核标准,确保经营资源能够得到科学有效的利用,使资源得以优化。而在使用ERP管理系统前,需谨慎选择,确保管理系统能够与企业的实际发展状况相适应。针对建筑企业的管理系统,需确定成本管理中心和风险控制中心,并以ERP系统进行合同审批、采购流程审批、付款审批、以及目标成本、预算成本、实际成本等的控制和管理。

3.2强化企业内部控制体系

(1)使用EPR系统进行内部控制管理时,必须坚持“急用优先,易用优先”的观点。例如,ERP系统中的报表、财务、供应链管理系统等需作为基础模块先上,而绩效考核管理、人力资源管理、建筑项目管理中的资金、质量和安全等,则必须注重效能优先的原则,确保实施的每一环节均能发挥最大效能。当有升级版的ERP系统或新型的ERP系统时,应先了解其产品的设计理念和具体功能,考虑是否和企业内部管理的实际相符,能否满足建筑企业的实际需要,可否有效使用产品进行企业内部有效控制,综合考量并防止产品优化升级或更换过程中对企业内部带来的不利影响。

另外,还需结合供应链系统、财务、大宗物料等的过磅系统,积极开发系统数据接口,将业务数据进行有效的整合与共享,促进生产经营模式的顺利进行,提供更好的服务指导。针对建筑项目的管理系统,还应将按照施工项目的自营部分和专业分包部分的管理特色和需求,及时做好二次开发,开发时注意调查实际的分包管理业务,有效使用好产品的标准功能,使产品能够得到更加有效的优化和升级。而在分包管理系统中,还需把行锁定、工程量计算书、批锁定等功能嵌入其中,确保系统能够更高的为建筑企业服务,提升管理水平。

(2)强化企业内部控制组织。在调查分析企业的治理结构、权责分配、机构设置等情况时,应注意查看是否和内部控制的作用、制衡性原则相符,确保能够实现有效监督,相互制衡。同时,还需查看是否成本效益原则相符,注重对企业运营效率的把握,坚持企业整体利益第一的原则,虽然在进行内部控制中有某些操作会对工作效率造成影响,使得企业有损失出现,但控制实施工作依旧不可忽视,需常规进行。建筑企业还需将项目看作一项重心,当能够有效掌握工程项目的收入和成本支出后,还能及时发现管理中的不足和问题,发现问题后,必须马上进行风险原因的分析,找到源头所在,并制定针对性的解决对策,将项目资金、资源等进行合理利用,有助于项目成本的有效控制,促进项目管理目标的达成。

如若不及时分析和解决,将会错过最佳的解决时机,也不能有效掌握实时的成本变化情况,后期解决问题的难度便会增加,使得解决无效或造成更为严重的影响。举例来说,在多数建筑企业中,材料成本均会占据总资源的60%左右,因此在采购时必须控制好成本支出,采购过程中的价格议价权、采购入库权、报销结算权、物资计划权、质量监督及质检权等均需相互联系,相互独立,把握好关键控制部分,实现职责分离、业务个人化的效果。另外,还需加强对上下游业务的控制,降低人为因素的干扰,做好基础管理工作,编码的体系和标准也需进行统一管理,加大库存的管理力度,尽量站在管控角度进行分析,制定科学的库存方案,使业务零库存的占比得以提升。

(3)在软件实施顾问下进行建筑企业的调研分析,并得出信息项目业务需求报告,在甲乙两方的合作讨论下,确定出符合其业务发展需求的应对对策。从基础数据的准备环节开始,仔细进行编码规则,做好客商档案、会计科目、物料档案、项目信息、仓库档案等管理,实现管理科学、操作便捷的目的。针对各大报表格式的设置问题和公式定义问题,则应全部按照相关的会计准则进行。

3.3完善ERP使用的内部控制管理制度

进行ERP信息系统的使用和维护操作时,需提前制定各种制度,如用户管理制度、信息系统管理制度、授权使用制度、信息系统工作程序、定期备份制度等,并把信息技术应用在绩效考核中,实现绩效考核的信息化,使每项信息均可依据规定的制度和流程运行。另外,企业还需利用相关的安全软件防护技术,如入侵检测、路由器设备、防火墙、漏洞扫描等,提升网络系统的安全性。

3.4完善内部控制业务流程

(1)在上线运行ERP系统前,必须强化各方面的准备工作,对业务操作者和系统管理者进行有效培训,并商讨出具有针对性且合理、科学的上线计划,并确定出新旧系统更换的具体方案[11]。在试运行过程中,每个部门在应用时均需记录好相关的业务问题,并将其问题整合汇总,最后经软件实施顾问予以针对性答疑,同时尤其进行业务不足之处的针对性培训,使部门人员能够更加科学、清晰的分析和解决问题,实现业务流程的精细化,便于业务流程问题的改进,促进业务流程的固化和标准化,提升管理水平。

(2)设置重要业务环节的控制节点,若有业务需要审批,则应提前设置好相关流程,并通过推送形式将其送往审批人员,借助手机线上APP终端实现审批业务操作,加快信息共享和传递的速度,可避免传统人找事的麻烦,能够转为事找人形式,对工作效率有着明显的提升效果。

3.5提升企业内部人员的综合素质和专业水平

开展和应用ERP系统时,必须做好信息化的培训和指导,特别是企业内部相关的员工,全部需接受彻底的专业培训,使每位人员均能熟练掌握系统的使用方法,促进其综合素质的提升,形成优秀的业务管理能力。另一方面来看,企业文化与企业的发展息息相关,属于企业经久不倒的源泉,其中蕴含了企业多年的成长经历与经验,属于企业员工处事工作的一项准则。在智能化、信息化之下进行企业文化的建设,把企业文化和业务融合一体,使管理题库更加标准,不同等级的管理者定期接受不同难度的随机测试,并将考试结果和绩效工资、基本工资等联合一起,激发企业内部员工的工作积极性,对其专业水平和综合素质的提升有着积极作用。

 结语

建筑企业的发展建设属于长期且复杂的过程,借助ERP信息管理系统进行企业的内部控制,整合各个分公司、子公司,各个部门之间的有效信息,使各组织部门间的信息和数据共享,联系增强,以电子数据流转形式体现业务流转过程,使内部控制愈发信息化,提升整体的信息化效果。同时,建设企业各层分析系统后,还能进行不同层级人员的管理,对数据的决策有着促进作用,建筑行业模式的创新改变也会更加顺利,能够实现整体建筑企业的战略目标。

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